التوثيق والأرشفة



مقدمة :
تعتبر عملية التوثيق والعمليات المرتبطة بها إحدى الركائز الأساسية لأي عمل تنظيمي ويعتبر التوثيق وأحد من أولويات الإدارة لماليه من ارتباط مباشر بكل العمليات الإدارية على كافة المستويات .


المهارات التي يجب أن تتمتع بها السكرتارية :
معالجة المعلومات المكتوبة والشفوية .
المشاركة في الاجتماعات واخذ الملاحظات وتنظيم التقارير .
إدارة أجندة المواعيد وتخطيطها .
اللإمام بأكثر من لغة .
الفطانة , وسرعة البديهية والرزانة واللباقة والدبلوماسية و والتمتع بالذاكر القوية و القدرة على الملاحظة والتحليل و والابتسامة
أهمية التوثيق : ـ
الوثائق هي أحد المراجع الهامة التي تبرهن على مصداقية المنظمة ووجودها الفعلي إذ أن الوثائق هي أهم وسائل الاتصال بالمؤسسات كما أنها تعتبر المرجع الذي يحتكم إليه متى ما استدعي الأمر ذلك فالأرشفة والتوثيق توضح نشاط الجمعية بشكل ملموس وتؤدي إلى كسب ثقة الآخرين بالجمعية .

أهمية أعمال السكرتارية
· تسهيل المعلومات
· تنظيم أعمال الاجتماع
· سرعة الوصول إلى الوثائق المتطلبة .
· أهمية السكرتارية بتوثيق جميع مستلزمات المنظمة .
· تنظيم العمل الإداري .
· تنظيم عمل الإدارة .
· الترتيب وحفظ كل ما يختص بالوثائق و الاجتماعات.
· تشارك في بعض الاجتماعات وتدون بعض الملاحظات وتعد تقرير عن الاجتماع
· حفظ الملفات والتقارير الخاصة بالعمل .
· تنظيم العمل الإداري في جانب السكرتارية .
· حفظ البيانات والمعلومات الخاصة بالعمل لأنها مرجع للإدارة والأعمال .
· وجود عمل منسق .
· الأرشفة .
· كتابة محاضر الاجتماعات .
· تقوم في متابعة التقارير لكي يبدو العمل في المنظمة ممتاز .
· أهمية السكرتارية التنظيم والترتيب لأجل إنجاح ما تصبو إلية السكرتارية الشاملة .
· تعني بأجندة المواعيد وتخطيطها .
· تنظم وقت مديرها .
·

أنواع الوثائق : ـ
يمكن تقسيم الوثائق الخاصة بالمنظمات التطوعية إلى ثلاثة أقسام : ـ
1 ـ وثائق دارية وهي التي تتعلق بكافة الأمور الإدارية عدا المسائل المالية وسيوضح بعضها لاحقاً .
2 ـ وثائق مالية وهي ذل ما تعلق بالمال والحسابات وسيتم توضيح بعضها لاحقاً .
3 ـ المطبوعات الوثائق الرسمية الإدارية والمالية مثل المذكرات وسندات القبض والصرف وأوامر التوريد والصرف ألمخزني.




شكل تسجيل الوثائق وحفظها :
1 ـ السجلات : ـ
وهي تحتوي على بيانات عن الوثائق الموجودة لدى الجمعية (فهارس) حيث يتم فيها تسجيل معلومات محددة عن كل وثيقة حتى يمكن من الرجوع إليها للوصول إلى الوثيقة المحددة بشكل سريع وبأقل جهد علاوة على ذلك فإن السجلات تعطي فكرة أولية عن المؤسسة يساعد في تكوين فكرة عن أدائها دون الرجوع إلى أصل الوثائق والمستندات ومن أمثلة السجلات في الجمعيات الطوعية : ـ
1 ـ 1 ـ سجلات إدارية : ـ
1 ـ 1 ـ 1 ـ سجل الصادر والوارد (المراسلات)
1 ـ 1 ـ 2 ـ سجل العضوية .
1 ـ 1 ـ 3 ـ سجل المحاضر.
1 ـ 1 ـ 4 ـ سجل الدورات (الأنشطة التي تقام في الجمعية ).
1 ـ 1 ـ 5 ـ سجل الفعاليات الثقافية والإعلامية والفنية
1 ـ 1 ـ 6 ـ السجل التعليمي (تعليم الكبار ) محو الأمية.
1 ـ 1 ـ 7 ـ سجل العاملين بالجمعية.
1 ـ 2 ـ سجلات مالية : ـ
1 ـ 2 ـ 1 ـ سجل اليومية العامة .
1 ـ 2 ـ 2 ـ سجل المخزون .
1 ـ 2 ـ 3 ـ سجل الأصول الثابتة .
وأي سجلات أخرى يتطلبها عمل الجمعية إدارية ومالية

2 ـ الدفاتر :
هي وسيلة لتسجيل البيانات بشكل ثابت وبصورة متسلسلة ومنظمة تحول دون حدوث أي تغيير أو تلاعب فيها أو ضياعها كلياً أو جزئياً لأي سبب من الأسباب ومن أمثلتها :
2 ـ 1 ـ الدفاتر الإدارية :
2 ـ 1 ـ 1 ـ دفتر الزيارات .
2 ـ 1 ـ 2 ـ دفتر الدورات نموذج.
2 ـ 2 ـ الدفاتر المالية : ـ
2 ـ 2 ـ 1 ـ دفاتر الأستاذ المساعدة : ـ
2 ـ 2 ـ 1 ـ 1 الدفتر التحليلي (للمصروفات والإيرادات ) .
2 ـ 2 ـ 1 ـ 2 ـ دفتر حساب البنك .
2 ـ 2 ـ 1 ـ 3 ـ دفتر حساب الصندوق
وأي دفاتر أخرى يتطلب عمل الجمعية إدارية ومالية
3 ـ الملفات :
هي حاويات يتم فيها حفظ المستندات بكافة أشكالها وتختلف عن السجلات والدفاتر في أنها تمكن من تحريك المستندات وتداولها وحفظها بكميات كبيرة ولفترات طويلة من الزمن ويتم التسجيل على كل ملف اسم ما يحويه فمثلاً : ـ
3 ـ 1 ـ الملفات الإدارية : ـ
3 ـ 1 ـ 1 ـ ملف استمارات العضوية .
3 ـ 1 ـ 2 ـ ملف الصادر (مراسلات) .
3 ـ 1 ـ 3 ـ ملف الوارد (مذكرات)
3 ـ 1 ـ 4 ـ ملف محاضر الاجتماعي .
3 ـ 1 ـ 5 ـ ملف المشاريع .
3 ـ 1 ـ 6 ـ ملف الوثائق القانونية للجمعية .
3 ـ 1 ـ 7 ـ ملف التقارير
3 ـ 1 ـ 8 ـ ملف الخطط .
3 ـ 1 ـ 9 ـ ملف التدريب .
3 ـ 1 ـ 10 ـ ملف التوثيق الإعلامي .
3 ـ 1 ـ 11 ـ ملف الدارسات .
3 ـ 1 ـ 12 ـ ملفات العاملين .
3 ـ 1 ـ 13 ـ ملف خاص لكل جهة داعمة .
3 ـ 2 ـ ملفات مالية
3 ـ 2 ـ 1 ـ ملف الحسابات .
3 ـ 2 ـ 2 ـ ملف أوامرالتوريد ألمخزني .
3 ـ 2 ـ 3 ـ ملف أوامر الصرف ألمخزني .
3 ـ 2 ـ 4 ـ ملف العقود .
3 ـ 2 ـ 5 ـ ملف الجرد .
وأي ملفات أخرى يتطلبها عمل الجمعية إدارية مالية
4 ـ الصور الثابتة والمتحركة :
وتشمل الصور فوتوغرافية وأشرطة الفيديو الدسكات والسيديهات وتعتبر من الوثائق عالية المصداقية خاصة عند التعامل مع جهات ليس بإمكانها القيام بزيارة ميدانية لمناطق عمل الجمعية .
5 ـ التسجيلات الصوتية :
وتعتبر أقل مصداقية من الأنواع الأخرى الصعوبة نقل كل إبعاد عمل وانجازات الجمعية عبر الصوت فقط لكن لا بأس بها كوسيلة مساعدة .
نظام التوثيق والأرشفة :
في أي منظمة لابد من وجود نظام للتوثيق والأرشفة وتفاوت هذا النظام من منظمة إلى أخرى
حسب الآتي :
1 ـ حجم المنظمة (عدد العاملين / الأعضاء وحجم العمال) .
2 ـ عدد الوحدات الإدارية بالمنظمة .
3 ـ مجالات عمل المنظمة .
4 ـ النطاق الجغرافي للمنظمة (مركز وفروع ـ محافظات)
5 ـ عمر المنظمة .
6 ـ نظام القيادة المتبع في المنظمة .
7 ـ حجم الفئة المستهدفة .
8 ـ أنشطة المنظمة ومدى تنوعها .
ولإنشاء وتطور نظام توثيق بأي منظمة يتطلب الأمر القيام بالعديد من الخطوات التمهيدية لكن بشكل عام وفي صدور مجالات عمل المنظمة التنموية فإن نظام التوثيق يشمل ولا يفتقر على الآتي : ـ
· تحديد أنواع المستندات المتداولة بالمنظمة وتسمى :
1 ـ 1 ـ الخطابات (المراسلات ) .
1 ـ 2 ـ التقارير .
1 ـ 3 ـ محاضر الاجتماعات .
1 ـ 4 ـ القيود والمستندات المالية .
1 ـ 5 ـ الدراسات والمشاريع .
1 ـ 6 ـ مستندات قانونية خاصة بالجمعية .
1 ـ 7 ـ السجلات .
1 ـ 8 ـ الاستمارات .
1 ـ 9 ـ أي مستندات أخرى يتطلبها عمل الجمعية .
· توفير الدفاتر والسجلات والملفات اللازمة لعمل المنظمة .
· تحديد مكونات ومحتويات كل نوع من السجلات والدفاتر والملفات ومرفق نماذج من محتويات السجلات والدفاتر الإدارية .





مكونات الخطاب
· العنوان "رأس الخطاب"
· تاريخ كتابة الخطاب
· مرجع موضوع الخطاب
· المرفقات
· العنوان الداخلي
· فقرة جذب الانتباه
· التحية
· الموضوع
· فقرات الخطاب
· الفقره الختامية
· التوقيع


أهم الاعتبارات الواجب مراعاتها عند تحرير الخطاب


· البساطة في التعبير واستخدام اللغة السليمة
· الدقة
· الصدق والصراحة في جميع ما يكتب
· الوضوح في الأسلوب والكلمات والعبارات المستخدمة
· الاختصار و الذي يعكس تقدير أهمية عنصر الوقت
· ان يكتب الخطاب على وجه واحد من الورقة
· الاهتمام بالتنسيق الداخلي للخطاب
· ان يترك هامش كافي من جهة اليمين واليسار للورقة من اجل الحفظ
· التأكد من إثبات المرفقات مع الخطاب
· توفر الخبرة والمعرفة لدى الأفراد الذين يقومون بتحرير الخطابات








كيف تكون سكرتيراً ناجحاً للاجتماع

قبل الاجتماع :
· اسئل الأعضاء عن المواضيع التي يرغبون في طرحها في الاجتماع القادم
· ناقش بنود جدول الأعمال مع الرئيس واقتراح تسلسل لهذه المواضيع
· لخص نتائج الاجتماع السابقة ودونها في جدول الأعمال
· حدد المواضيع التي تمثل نقاط اختلاف والمواضيع السهلة
· اتفق مع الرئيس على تاريخ وساعة بدئ الاجتماع والزمن الذي يستغرق .
· قم باعداد ملف الاجتماع .
· الدعوة للاجتماع وتوزيع مشروع جدول لأعمال على الأعضاء .
· تأكد من ترتيب غرفة الاجتماع وتوفير الوثائق اللازمة للاجتماع .









أثناء الاجتماع:
· احسن الاستقبال , والتعرف على الحاضرين .
· قم بحصر الحاضرين والغائبين .
· أعطي أوراق الاجتماع للرئيسي بحسب ترتيب بنود جدول الاجتماع
· دون ملاحظاتك عن المناقشات التي تدور مع عمل ملخص .
· سجل مايتم اتخاذه من قرارات , مع حصر الأصوات المؤيدة والمعارضة .

بعد الاجتماع:
· قم بعمل محضر الاجتماع مدوناً فيه الوقائع التي حدثت وملخصاً للمناقشات التي دارت .
· دون في المحضر تاريخ الاجتماع القادم
· قبل طبع المحضر يعرض على الرئيس
· اطبع المحضر وصور نسخ منه ووزعها على كل الأعضاء
· تابع تنفيذ المهام المطلوبة منك
· قم بأعداد البيانات اللازمة للاجتماع القادم
· يحفض محضر الاجتماع في الملف الخاص بالمحاضر