الترويسة/
تحتوي الترويسة في الخطابات الرسمية على عنوان محرّر الخطاب والتاريخ. وتقع الترويسة في أعلى الخطاب، وتتكون عادة من ثلاثة أسطر. يبين السطر الأول الشارع الذي يقطن فيه كاتب الخطاب، أما السطر الثاني فيبين اسم المنطقة والرمز البريدي، بينما يظهر تاريخ تحرير الخطاب في السطر الثالث. ومعظم الخطابات الشخصية لا تحتوي على عنوان مُرسل الخطاب ولكنها دائمًا تحدد تاريخ تحرير الخطاب.
تقوم المؤسسات الكبيرة بطبع أوراق تحمل ترويسة ثابتة، تتضمن اسم المؤسسة وعنوانها ورقم هاتفها. كذلك يشمل بعضها اسم أو وظيفة محرر الخطاب أو إدارته أو قسمه.
العنوان الداخلي/
يبرز العنوان الداخلي اسم وعنوان المرسل إليه، وفي العديد من الخطابات الرسمية، يكتب العنوان الداخلي في ثلاثة أسطر. يكون اسم المرسل إليه في السطر الأول وعنوان الشارع في السطر الثاني، وفي السطر الثالث يتم تحرير الرمز البريدي. ويجب أن يشتمل العنوان الداخلي في الخطابات الموجهة إلى موظف على وظيفته واسم المنشأة، كما تجب كتابة الأسماء والوظائف كاملة. إلا أن هنالك اختصارات تُستخدم عادةً وهي على وجه الخصوص: الأستاذ، سعادة، معالي، الأستاذة.
يوضع السطر الأول من العنوان الداخلي أسفل التاريخ بسطرين على الأقل. ويُكتب العنوان الداخلي في أي خطاب رسمي، على حين أن كتابته في الخطابات
الشخصية تكون اختيارية.
الاستهلال/
ويُطلَق عليه أيضًا التحية. يجب أن يبدأ الاستهلال أسفل العنوان الداخلي بسطرين على الأقل. وأكثر الاستهلالات شيوعًا في الخطابات الرسمية تجمع بين اللقب والاسم الأخير، كأن تقول حضرة الأستاذ فلان أو سعادة الدكتور فلان. وإذا كان المخاطب غير معروف أو كان الخطاب مرسلاً لشركة، فإن الخطاب يُسَتهل بعبارة سعادة الأستاذ أو الأستاذة. أما أصدقاؤك فخاطبهم بالاسم الأول أو الكنية كأن تقول : أخي محمد أو أختي العزيزة أم عبدالله، واستخدم فاصلة بعد التحية في الخطاب الرسمي أو الخطاب الشخصي.
متن الخطاب/
ويتضمن موضوع الخطاب الرئيسي. يبدأ متن الخطاب المطبوع على الآلة الكاتبة بنحو سطرين بعد الاستهلال. ويجب أن يترك فراغ مقداره سطر واحد بين فقرة وأخرى.
الخاتمة/
إذا كان الاستهلال يرحب بالقارئ، فإن الخاتمة تودِّع القارئ عند نهاية الخطاب. ويجب أن يكون كل من الاستهلال والخاتمة متناسبين في درجة الرسمية.
التوقيع/
هو اسم محرر الخطاب ويكتب باليد تحت الخاتمة. وفي الخطابات المطبوعة على الآلة الكاتبة يجب أن يكون اسم محرر الخطاب مطبوعًا على مسافة أربعة أو خمسة أسطر أسفل الخاتمة، على أن يتم التوقيع بخط اليد بين الخاتمة والاسم. ويمكن أن يضيف محرر الخطاب لقبه بين قوسين