الصفات والسمات الشخصية التي يجب أن تتوفر في السكرتير :-

1) الذكاء. 2) القدرة اللغوية 3) تحمل المسؤولية 4) العدالة 5) الذاكرة
6) الثبات الانفعالي 7) كتمان السر 8) المظهر المناسب 9) النشاط والحيوية .

الخبرات المهنية (العملية ) :-

1) مهارات كتابية 2) مهارات الكتابة علي الكمبيوتر 3) الإلمام بالقواعد التي تنظم الاجتماعات .
4) استقبال الزوار والمراجعين 5) خبرة كتابة الرسائل والخطابات. 6) المهارة في استخدام وسائل لاتصال .
7) الإلمام بوسائل الحفظ والتصنيف والفهرسة 8) الخبرة المتصلة بتصميم النماذج مثل / نموذج البريد الصادر والوارد ./نموذج جدول الأعمال /نموذج بطاقة دعوة / نموذج محضر الاجتماع / نموذج مواعيد الزوار .

السكرتير الخاص :- هوة الشخص الذي يتم اختياره من قبل الرئيس من مكتب السكرتارية نظرا لكفاءة والخبرة والمهارة في العمل وإطلاعه الواسع .
السكرتير المتخصص :- هو الشخص الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية لمساعدة المدير في بعض الأعمال الفنية .
السكرتير القانوني :- هو الشخص الذي يقوم بأعمال السكرتارية حتى تتم القرارات التي تؤخذ من قبل المدير قرارات قانونية
مسؤوليات السكرتير الخاص :-
1) استقبال الزوار والمراجعين وتنظيم دخولهم علي المدير
2) تنظيم وقت المدير والاحتفاظ بسجل لمواعيد وأوقاته وتذكير بمواعيد
3) فتح الخطابات
4) تولي سكرتارية بعض الاجتماعات التي تعقد في مكتب المدير
5) حفظ الأوراق والمستندات
6) القيام بالتسهيلات اللازمة سواء عند السفر المدير أو عند قدومه أو قدوم بعض الشخصيات من الخارج ومن هذه التسهيلات /جواز السفر /مكان الإقامة / نوع المواصلات
7) تنظيم بعض الحفلات
8) مساعدة الرئيس في بعض المسائل الخاصة 9) القيام بالأعمال الكتابية .

مسؤوليات السكرتير القانوني :-

1) دراسة المسائل القانونية المحالة إليه من قبل الرئيس إعطاء راية فيها وتوضيح مبررات هذا الرأي .
2) عرض التقارير القانونية
3) إعداد ومراجعة العقود التي تعتبر المؤسسة طرفا فيها ومراجعة العقود القديمة .
4) قد يكلف بحضور جلسات وذالك للرد علي إدعاءات الغير .
5) القيام بتسجيل العقود التي تتطلب طبيعتها التسجيل في الجهات المتخصصة (المعنية )
6) حفظ الأوراق والمستندات والقضايا من اجل الرجوع إليها وقت الحاجة .


مسؤوليات السكرتير الصحفي :-

1) متابعة كل ما ينشر أو يذاع في وسائل الإعلام أي شيء له علاقة باختصاص المؤسسة وإخبار الرئيس بالوسائل التي تحتاج إلي ردود .
2) جمع القصاصات الصحيفة ولصقها في ملف وإدخالها علي المدير .
3) غباء الملاحظات حول كل ما ينشر أو يذاع من مقالات أو انتقادات خاصة بالمؤسسة وتحديد المسؤولية والرد علي هذه الجهات .
4) تنظيم الندوات والمؤتمرات والمحاضرات الصحفية داخل المؤسسة .
5) تحديد موعد مقابلة صحفية .

مسؤولية السكرتير الفني :-

1) أن تكون لدية الخبرة في إجراء الأبحاث والدراسات في المسائل التي تعرض عليه .
2) أن تكون لديه القدرة علي استخدام الأساليب العلمية في عملية البحث .
3) يجب أن تكون لدية القدرة علي كتاب التقارير ذات الصفة الفنية .
4) لابد أن تكون لدية معرفة بكافة الأنشطة التي تمارسها المؤسسة ولديه معرفة بالمشكلات والمصاعب التي تواجه المؤسسة .

السكرتارية التعليمية :-

1) القيام بسكرتارية اجتماع مجلس القسم .
2) متابعة القرارات التي اتخذت في الاجتماعات مجلس القسم .
3) عرض البريد الوارد للقسم علي الرئيس القسم ومتابعة ما يتم بشأن هذا البريد.
4) تولي أعمال الكتابية علي الآلة الكاتبة .
5) استقبال الأشخاص المتردين علي القسم والرد علي استفساراتهم وتساؤلاتهم .
6) إعداد بعض حفلات الشاي المحدودة لاستقبال احد الزائرين القسم .
7) مساعدة أعضاء الهيئة التدريس في القسم في البحوث التي يقومون بها.
8) إعداد الرسائل الصادرة عن القسم وكتابة علي الآلة الكاتبة .
9) استقبال المكالمات الهاتفية الواردة لأعضاء هيئة التدريس في حالة عدم تواجدهم في المكاتب وإبلاغهم بها .
10) حفظ الأوراق الخاصة بالقسم والمستندات والمحاضر الاجتماع واستخدام الأسلوب العلمي لتصنيفها .

السكرتارية الطبية:-

ويكون مجال عملها في المستشفيات والعيادات
أهم وظائفها:-
1) استقبال المرضي وتنظيم دخولهم علي الطبيب .
2)استقبال المكالمات الهاتفية والحجز عند الطبيب .
3) حفظ سجلات المرضي 4) إعداد كشوف الحسابات الخاصة بالمرضي
5) معالجة البريد الوارد والصادر 6) كتابة التقارير والبحوث علي الآلة الكاتبة.
7) تزويد العيادات أو المستشفيات بالمستلزمات الضرورية .

الطباعة:- تعتبر من الأمور الضرورية والمهمة والواجبة توافرها في السكرتير حيث تعتبر أولى عملية إتقانه لطبيعة العمل .

الاختزال:- يعني أن يقوم السكرتير بكتابة جميع ما يملي علية من قبل مديره بشكل رموز متعارف عليها ذات قواعد وأسس محدودة .

واجبات السكرتير الأولية :- استقبال الزوار والمراجعين ز

ملاحظة يجب التقيد بها عند أخذ المواعيد :-

أ) أن تكون المقابلة محددة بشكل مسبق وان تكون هناك فترة زمنية ما بين المقابلة والأخرى لكي يكون:-
1- فيها راحة المدير
2- الإعداد للمقابلة القادمة
3- تمديد فترة المقابلة
4- للمراجعات الأخرى
5- القيام ببعض الأعمال الرسمية .

ب) ن تكون مكتب السكرتير منظم ومرتب وان يبتعد السكرتير قدر المستطاع عن التصرفات غير الضرورية أمام الزوار والزبائن.

ج) يجب أن يتم استعمال سجل لتسجيل أسماء أزوار والمراجعين ويجب آن يسجل فيه :
الاسم /الوظيفة / العنوان / موضوع الزيارة / ووقت الزيارة .

- قبل تنظيم مواعيد الزوار والمراجعين يجب علي السكرتير أن يتفق مع الرئيس في تحديد نظام معين وتضمن ما يلي :-

1- تسجيل المواعيد
2- أخذ المواعيد (وسائل إثبات المواعيد )
-الهاتف
-الحضور الشخصي
- السكرتير الشخصي
- الفاكس



3- تقديم الزائر (إذا أتي الزائر في الوقت المحدد يجب استقباله في بشاشة
ويجب القيام بما يلي :
أ) قرع الباب بشكل خفيف والتأكد بأن المدير لدية استعداد للمقابلة .
ب) تقديم اسم الشخص ووظيفته وما يتعلق به .
ج) يتم إدخاله ويفضل مرافقته .
د) تقديم واجب الضيافة .



المراجعين والزوار داخل المؤسسة :-

1) المراجعين الذين لديهم موعد مسبق :-

إذا حضر الزائر في موعدة المحدد فعلي السكرتير إدخاله علي الرئيس إذا كان الرئيس مستعدا لاستقباله وإذا كان الرئيس مشغول لسبب ما فعلي السكرتير الاعتذار من الزائر وطلب منه الانتظار .

2) المراجعين والزوار من الذين ليس لديهم موعد مسبق :-
يطلب منهم السكرتير تحديد موعد مع الرئيس من اجل المقابلة.

3) رجال الأعمال .

إذا أتي رجل الأعمال واه موعد مسبق بعد التأكد من أن المدير مستعد لاستقباله يتم إدخاله
وإذا أتي رجل الأعمال وليس له موعد مسبق يتحقق السكرتير من أهمية موضوع وعرض موضوعة علي المدير فإذا كان موضوعة مهم يتم إدخاله علي المدير واذا كان موضوعة غير مهم يتم الاعتذار منه .

4) طلاب الوظيفة :-
يجب أن يكون السكرتير صادقا معه فإذا كان هناك وضيفة يجب أن يوجهه إلي أي قسم يتوجه وان ليس هناك داعي علي إدخاله علي المدير.

5)الصحفيين :-
يجب أن تكون العلاقة بين السكرتير والصحافيين علاقة إنسانية رسمية ، ويتم التعامل معهم إذ لهم موعد مسبق يتم إدخاله علي المدير ويتم التعامل معهم كما تم التعامل مع رجال الأعمال.

6) الزوار الذين إذا دعت الضرورة لإلغاء موعدهم :-
إذا كان الزائر في بيته يتم الاتصال به والاعتذار له وتبليغه بوقت كافي لهذا الإلغاء والاستعداد التام لتحديد موعد في اقرب وقت ممكن .

7) حالات رفض السماح بتحديد موعد :-
1- حدوث طارئ للمدير ز
2- إذا كان الموضوع ليس من اختصاص المدير
3- في حالة عدم رغبة المدير في المقابلة الزوار لأي سبب .

8)الأهل والأصدقاء :-
يجب علي السكرتير أن يأخذ التعليمات من المدير بكيفية التعامل مع هذه الفئة وذلك لخروج السكرتير من الإحراج .


البريد الوارد :-هي الخطابات والمراسلات التي ترد إلي المؤسسة وتحتاج إلي رد.
خطوات معالجة البريد الوارد ك:-
1- وصول البريد وذلك عن طريقة
- السعاة (ساعي البريد )
- الفاكس التلكس
- بشكل شخصي
- استئجار صندوق بريد
2- تدقيق المغلفات (الرسائل أو الخطابات )
التأكد بان كل الرسائل التي وردة إلي المؤسسة هي فعلا وردت إلي المؤسسة عن طريق العنوان المكتوب علي المغلفات.
3- فتح المغلفات ( الرسائل )
يتم فتح المغلفات عن طريق طرف الرسائل من أسفل الرسالة ثم بعد ذلك يتم فتحها إما بشك يدوي أو بشكل آلي .
4- استخراج المغلفات
يتم استخراجها بقليل من الشدة لاستخراج الملحقات والشيكات والمرفقات.
5- تسجيل وقت وصول المكاتبات ( المراسلات)
عند فتح المراسلات يتم تسجيل : التاريخ الوصول / وقت الوصول / رقم الوارد / رقم الملفات / جهة الاختصاص.
6- سجل البريد الوارد :-
كل مراسلات يتم تسجيلها في سجل البريد الوارد أصبحت ملكاً للمؤسسة وإنها وصلت فعلا للمؤسسة وانه سيتم الرد عليها فعلا في التاريخ المخصص .
7- توزيع البريد علي الجهة الاختصاص :-
هناك بعض المؤسسات ترسل الرسائل والخطابات التي ترد إليهم إلي المدير ومن ثم المدير يوجههم إلي الإدارات المختلفة للرد عليها . وهناك بعض المؤسسات ترسل الرسائل والخطابات إلي الإدارات المختلفة للرد عليها .

- في إطار الخطوة السابقة نلاحظ الأتي :-
1) أن بعض المؤسسات تقوم بإرسال الأصل إلي الجهة المختصة وثم يتم تصويرها والاحتفاظ بها في ملف البريد الوارد .

2) بعض المؤسسات تحتفظ بالأصل وترسل الصورة.

3) الر سائل التي توجه من قسم إلي آخر أو من إدارة إلي أخري داخل المؤسسة تأخذ شكل المذكرة .

متابعة البريد الوارد .:كل وارد المؤسسة تحتاج إلي ردود ، ويجب التأكد من إن الجهات المختصة قد قامة بالرد في الوقت المناسب أو المحدد .
بطاقة التتبع :-

ونعمل منها ثلاث نسخ بألوان مختلفة :
1- الصورة الأولي : ترسل إلي القسم المختص بالرد مشبوكة مع الرسالة الواردة المتعلقة بها.
2- الصورة الثانية : ترسل إلي إدارة المحفوظات لحفظها في الملف الخاص بها
3- الصورة الثالثة : تحفظ في تصنيف البريد .

البريد الصادر:-
هو كل ما يصدر عن المؤسسة من ملفات ورسائل .

1- هو البريد الذي يرد علي استفسارات وتساؤلات الغير .
2- هو البريد الذي تقوم المؤسسة بإرساله مبتدئة بذلك خطوات الرد علي الرسالة ك-
- جمع المعلومات
- إملاء الخطاب وكتابة
- توقيع الخطاب
- المرفقات
- إرسال المكاتبات إلي وحدة البريد .

يتم الرد علي الخطابات من جهة واحدة أو أكثر من جهة وفي هذه الحالة
نستخدم طريقة واحدة مما يأتي :-

1- يتم إرسال المكاتبات مرفقة بنموذج إلي جهة الاختصاص للرد عليها .
2- يتم إرسال نسخة إلي كل جهة أو قسم مختصة
3- تشكيل لجنة تجتمع يوميا بعد وصول البريد الوارد .

ملاحظة :كتابة الرسائل تكون من قبل الجهة المختصة أو الموظف المختص إما التوقيع فيكون من قبل المدير .
المرفقات :- هي المستندات والأوراق والوثائق التي ترفع مع الرسائل إلي الجهات الخارجية المعنية.
يجب أن يكون مشار إلي عدد ونوع المرفقات في الرسالة.
متى يتم إرسال المكاتبات إلي وحدة البريد ؟
بعد أن يتم توقيعها من قبل المدير
إجراءات الإرسال :-
1- الإثبات في دفتر الصادرات ز
2- تفريغ محتويات الرسالة في سجل الصادرة ويحتوي علي رقم الخطاب /تاريخ الإرسال
اسم المرسل إليه وعنوانه /الموضوع الرسالة / المرفقات وعددها ونوعها /طريقة الإرسال /قيمة الطوابع البريد .


3- فرز المكاتبات كل المكاتبات التي ترسل إلي جهة واحدة يفضل وضعها في صندوق واحد حتى تبعث في مغلف واحد.
4- وضع المكاتبات داخل المغلفات أو الظرف والتأكد من إن عدد المرفقات الموجود في المغلف هو نفس المشار إليه في الرسالة والتأكد من أن الرسالة موضوعة في مغلفها الصحيح
5- وضع الطوابع البريد
6- إرسال المكاتبات : نحدد الرسائل المستعجلة والرسائل العادية فالسائل المستعجلة ترسل قبل الرسائل العادية .

الرسائل التي نريد أن نصدرها يجب أن تتصف بمجموعة من الصفات :
1) أن تكون حسنة المظهر جيدة الترتيب والتنسيق
2) إن لا تنشا عن إرسال أي مكاتبة ارتباط المؤسسة ارتباطا قانونيا لا ترغب فيه ز
3) يتم إرسال المكاتبة بسرعة بمجرد الانتهاء منها .


استعمال الهاتـــــــــــــــف

أسلوب التحدث بالهاتف:

1) التكلم بأسلوب هادئ وواضح .
2) يستحسن مخاطبة الشخص باسمة إذا كان معروفا .
3) السرعة في الإجابة والرد علي الهاتف .
4) الاحتفاظ بدفتر الملاحظات لتدوين إيه معلومة عن المتصل
5) يجب الابتعاد عن المجاملات المبالغ فيها .
6) الحفاظ علي سرية الاتصال .
7) عدم الاستعجال في إنهاء المكالمة .
8) الإصغاء وعدم المقاطعة في الحديث .
9)عدم استخدام الهاتف لأغراضه الشخصية .
10) علي السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هوة مستقبلا لها .


الحفظ والفهرسة
الحفظ :- هو ترتيب الأوراق والمستندات وتخزينها وحفظها بطريقة معينه بحيث يمكن الرجوع إليها بسرعة كبيرة والمحافظة عليها من التلف والضياع.
التصنيف :- هو تقسيم الأوراق والمستندات إلي مجموعات ذات صفات مشتركة ووضعها في ملف واحد تحت اسم واحد ليسهل الرجوع إليها وقت الحاجة .

طرق التصنيف :-
1)) التصنيف الموضوعي :- كل الأوراق والمستندات المتعلقة بموضوع معين توضع في ملف واحد ويعتبر من أصعب أنواع التصنيفات بسبب التشابه في موضوع الورقة المراد تصنيفها .
والفكرة التي يقوم علها :-
تقسيم الملفات حسب الباب وكل باب يقسم إلي فصول وكل فصل يقسم إلي مجموعة من الفروع .
مميزاتها:-
1- سهولة الوصول إلي المستند معين إذا عرف الموضوع الذي يتعلق بالمستند
2- لا تحتاج إلي أثاث خاص لتطبيقها.
3- أن هذه الطريقة تقوم علي أساس تقسيم الموضوعات إلي أبواب وتقسيم الأبواب إلي فصول وتقسيم الفصول إلي موضوعات ويمكن الاستمرار في التقسيم
عيوبها :-
1- البطء في عملية التصنيف.
2-تكلفتها مرتفعة .



2))التصنيف الجغرافي :-
ويتم فيه وضع كل الملفات المتعلقة بمنطقة معينة في مكان واحد وتوضع بين ملفات كل منطقة بطاقة إرشاد .
مميزاتها :-
1- سهولة استخراج الملف عند معرفة المنطقة الجغرافية التي ينتمي إليها هذا الشخص.
2- صعوبة بين الملفات في حالة تشابه الأسماء .
3- تستغني عم استعمال الفهارس .

عيوبه :-
1- لا يمكن استخراج أي ملف إلي إذا عرف اسم وعنوان الشخص
2- يمكن أن يختلط الأمر علي بعض الأشخاص الحديثين في العمل فيضعون بعض الملفات في المناطق غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن .

3)) التصنيف التاريخي :-
وفيه ترتب المحفوظات حسب تاريخ الوصول أو الإنشاء أو الإصدار وتستخدم هذه الطرق البنوك في الفواتير والمكتبات والصحف والمجلات .